培训需求不是通常意义上的期望、意愿或目标、目的，亦非问题、矛盾，而是在员工的期望表现和现实表现之间的这种差距。期望表现（RP）和现实表现（CP）之间通常存在的差距（GAP）。也就是问题，这差距代表需求，它包含了组织整体、岗位和员工个人的培训需求三种不同的层面。
培训需求分析是这样一个过程：在组织整体、岗位和个人三个层面识别期望表现；在这三个层面识别现实表现，识别这两种表现之间的差距，规划减少或消除这差距建议和想法。在这里需要注意的是，培训需求分析是针对一个问题，采用系统化的研究方法，结合事实和意见，提出有效的解决方案。培训只是其中一种可能的方案，但不是绝对的解决方法。
