人力资源表单好比是设计者和使用者的一次对话,目的是进行信息沟通。一个好的表单应该易于理解,以简单明了的方式传递大量的信息。巧妙的设计不仅可以使一个表单更具吸引力,而且可以增加可读性。但是,设计要把握好尺度,对表单的过度设计会抵消这种作用,真正的重点还是应该放在信息上。表单的设计应遵循以下几个原则,和猎萝卜网小编一起了解:


1、分层次组织表单信息


一个人力资源工作表单根据需要可以包含很多信息,但这些信息的组织一定要形成内在的逻辑结构,层次清晰,这样才让使用者感觉表单简单易用。


一般而言,在表单设计的时候需要根据多个维度对信息进行层次设计,比如根据信息属性、必填信息与可选信息、一般信息和特殊信息、重要度优先级等。避免大量信息堆砌在一起,没有层次感。比如,一个《应聘人员登记表》可以按照“基本信息”、“教育经历”、“工作经历”、“培训经历”、“社会关系”等进行信息分类,便于求职者快速理解并填写相关信息。


一般区分层次的方法有:通过添加分割边框、添加类别标题、阴影或者颜色区分、设置不同字体属性等。


【示例】《应聘人员登记表》的分层设计:


人力资源表单设计有什么技巧?


2、表单要素齐全


一个专业完整的人力资源表单一般包括以下要素:表单名称、版本号、表头信息、具体内容信息、审批意见、填表说明等,经常被忽视的信息是填表说明。一般填表说明包括名词解释、填表简要说明、授权说明、特殊情况说明、各重要信息填写指引、相关标准说明等。


另外,在设计表单时还存在一个误区,特别是需要关联附件时,比如录用审批流程,一般包含求职者简历、面试意见、能力评估等附件。有些企业在设计录用审批表时,仅仅体现了签批信息,说白了仅仅是一个“签字表”,具体每一个审批人还是要打开附件查找与自己相关的信息去审批。这是极其错误的,审批表单应该尽可能把所有核心信息体现出来,比如上面说的录用审批表应该包含求职者的基本信息、各环节面试意见、测试结果等,各节点审批负责人基于这些信息就可以进行审批,当然如果想进一步了解额外细节再打开附件。


3、表单要精简


虽然人力资源资源工作表单化很重要,但并非说表单越多越好。表单一定要尽可能整合精简,尽可能减少表单的数量。有的企业在工作申请时需要填写一个申请表,下一个部门处理后又要提供一个正式的信息反馈表,其实这两个表格完全可以整合成一个表格。


就每一个表单而言,信息要尽量压缩,尽量剔除一切非必要和重复的信息。比如,有些企业的《新员工试用期转正表》里面,需要填写“身份证号”、“学历”、“工作年限”等基本信息。其实,这些信息已经在应聘时或者入职时提供过了,经过试用期的熟悉,相关人员已经了解,没必要再重复填写。《新员工试用期转正表》的“基本信息”部分仅填写“姓名”、“岗位”、“入职时间”就足够了。


表单精简的另一个层面的含义是减少“噪声”信息,比如不必要的表格边框、字体修饰、颜色等。过多的修饰会分散使用者的注意力,弱化主体信息。


【小贴士】不要陷入修饰的误区:


我们需要谨记的是,表单的主体是表单中所承载的数据信息。在进行表单的设计时,设计者尤其要注意去除所有非必要的视觉元素,让用户将所有的注意力集中在数据信息上,而不是无关的边框、底色等。所有的视觉元素应该为更好的帮助用户阅读而服务,除此之外,再精美的设计都是对表格的破坏。


4、表单要集成设计


人力资源的各种表单不是孤立的,表单之间一定要充分考虑其逻辑关系,尽可能实现信息的整合集成。很多企业可能根据临时需要设计各类表单,有些表单仅仅使用一两次便再无意义,这些表单的必要性值得怀疑,而且很多表单之间是重叠甚至冲突的。拿绩效考核来说,有的企业在年初要让员工填一张《年度绩效指标设定表》、年中又要根据工作实际变化填写一张《年中绩效指标调整表》,年底又要填写《年度绩效考核表》,绩效指标、权重、考核目标等信息在这些表中重复出现,甚至是照搬复制。其实完全可以整合到一张表格里,按照绩效目标设定、回顾、评估的时间逻辑逐步填写,即减少了信息的重复,又可以通过表单来推进绩效管理工作


在实践中,人力资源表单通常不像规章制度一样需要经过审批发布,随意性比较强。其实,表单和制度一样都应该是统一管理和受控的,这样有利于确保表单的有效性和整合性。


5、表单设计要客户化


任何表单都是用来获取或者传递信息的,使用对象即使表单的“客户”。因此,好的表单设计始终把客户化放在首位,给予使用者的角度来考虑信息组织。客户化需要考虑的因素很多、比如信息的数量、填写的便利性、表单的媒介、表达习惯、必要的提示信息等。


曾经看到某一个企业的在内部举行的培训班结业仪式上,给每位学员发放的《培训满意度调查表》,设计时考虑的非常周全,整个调查表分10个大类,每一个大类分成若干个小类,这样需要填写70个信息。试想,在彼时培训结业员工“归心似箭”,有几个学员会愿意仔细思考每一个问题,认真填写,绝大多数都是草草填写应付差事。这样的表单是不可能达到预期目的的。所以,表单的设计不能完全基于理论要求,而是要结合具体情况,以价值落地为最终目标。


【小贴士】表单客户化设计有以下几个角度供读者参考:


还是那句话,信息尽量少;将开放性问题转化成选择题;表格大小与需要填写的文字数量相匹配;信息准确无疑义,符合日常使用习惯;添加必要的提示信息;同一类信息尽量不跨页;电子化的表单要设计好格式,并锁定。


6、根据表单内容选择表单类型


对于不同的表单内容,需要采用不同的表单形式,比如,字段型、选项型、列表型、多行文本型等。表单形式的选择要符合日常认知习惯,比如“个人信息”类的内容通常使用字段型:


人力资源表单设计有什么技巧?


而“教育背景”通常使用列表型:


人力资源表单设计有什么技巧?


“应聘渠道”通常使用选项型:


人力资源表单设计有什么技巧?


7、打磨表单中的细节


所有的表单内容都设计完以后,要逐项对表单的细节进行打磨,目的是使表单的文字更准确、布局更整齐、排列更美观、填写更方便。对于表单的细节可以从以下几个角度进行考虑:


l  调整相邻字段的文字数量。如果可能的话,尽量让相邻的字段字数保持一致,或者在文字较少的字段中添加空格,这样看起来整齐美观。


l  格式化输入信息。比如在需要输入日期信息的位置格式化为“   年  月”,引导使用者按照预定的格式填写。再比如“目前薪资”字段,在输入栏加入单位“元/月”。


l  增加提示项。有些容易产生歧义的信息要适当加入提示信息,以免造成填写困难或者理解不一致。比如,“教育背景”加入提示“从高中开始填写”,“工作经历”加入提示“从最近工作开始倒序填写”。


l  合理进行页面划分。如果表单内容角度,需要分页显示,那么要合理调整信息分布,避免同一类信息跨页显示。


l  为列表性信息增加斑马条纹。加入交替行颜色可以帮助用户集中视线,把在边上或者底部设定好的分类信息和表格中心的浮动信息关联在一起。这个简单的技术可以增加表格的可读性。这确实是一个好的经验法则,如果你的表格需要用户关联分开的信息,那么始终包含斑马线(或其他视觉辅助)。


以下是加入斑马条纹的效果:


人力资源表单设计有什么技巧?


8、发布之前要进行填写测试


设计好的表单一定要进行填写测试,而且最好是由设计者之外的其他人来填写。通过填写测试可以达到以下目的:发现表单文字错误;发现填写过程中的疑问;测试填写空间大小是否合理;表单要求的信息填写着是否都能提供;填写表单所需要的时间。


如果是需要电子化填写的表单,还能够发现需要填写的空格是否格式一致;填写过程中是否使表单产生非预期的格式改变等。


测试过程发现的额问题要及时进行修订,并再次测试,直到获得满意效果为止。


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